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5 tendencias a seguir para afinar tu comunicación interna - Parte II

Metodologías empresariales
Escrito por:Miguel Fernández
Publicado el: 10/18/2022

Continuamos con las 5 tendencias a seguir para afinar tu comunicación interna que empezamos en el artículo anterior. Sigue leyendo porque las 3 que restan son igual de interesantes y utiles para tu empresa.

3. Centrarse en la experiencia del empleado

Crear una experiencia de empleado positiva para todos tus empleados es todo un desafío. La posibilidad de un trabajo flexible e independiente de la ubicación también significa que ahora todos trabajan desde cualquier lugar y que la experiencia de los empleados, incluso más que antes, es diferente para todos.

Por eso es aún más importante prestarle más atención. Una experiencia positiva para los empleados no es igual para todos.

Pero, ¿por dónde empiezas? Según Jacob Morgan, autor de Future of Work, la experiencia de los empleados se define en gran medida por tres elementos: el entorno de trabajo, las herramientas y la tecnología, y la cultura de la empresa.

El impacto de la tecnología en la experiencia de los empleados

Por lo tanto, las herramientas y la tecnología adecuadas relacionadas con la comunicación interna pueden contribuir en gran medida a la experiencia de los empleados.

¿Qué canales de comunicación utiliza su organización? ¿Correo electrónico, intranet, pantallas de transmisión restringida, boletines, Teams, Zoom, Slack y/o una aplicación empresarial móvil?

La experiencia de empleado de tus colegas será mucho más positiva si proporcionas canales y tecnología que aseguren que tus empleados vean información y mensajes actualizados y relevantes.

En ese caso, lo mejor es elegir canales que lleven la información directamente a tus empleados, sin que ellos mismos tengan que buscarla. No hay nada más molesto que una búsqueda interminable e infructuosa de un documento en un servidor o una noticia en la intranet.

La facilidad de uso puede no ser una USP, pero si no está allí, impacta inmediatamente en la experiencia del empleado.

Deja que tus empleados elijan

Idealmente, también le gustaría dar a sus empleados la opción de recibir información de su propio canal preferido. Como se mencionó, una experiencia positiva de los empleados no es igual para todos, y tampoco lo es la comunicación interna.

No a todo el mundo le gustan los correos electrónicos o los boletines. Y no todos tienen acceso a una computadora portátil. A algunas personas les gusta volver a leer la información más tarde en su tiempo libre.

Esto se puede hacer, por ejemplo, con información en la intranet o en una aplicación móvil. Además, es extremadamente frustrante si sus empleados no tienen acceso a información o datos importantes.

Entonces, por ejemplo, si tu empresa usa una intranet o una herramienta de inteligencia empresarial para comunicar noticias importantes o datos cruciales de la empresa a los empleados, debes asegurarte de que estas herramientas sean accesibles para todos.

Afortunadamente, para los empleados que tienen que arreglárselas sin un lugar de trabajo fijo, una computadora portátil o una dirección de correo electrónico, existen otras formas de brindarles el mismo acceso que sus colegas.

Los artículos de SharePoint o los tableros de Power BI también se pueden vincular a herramientas como una aplicación empresarial móvil o pantallas de difusión restringida. Esto también contribuye a la experiencia del empleado.

¡La experiencia se vuelve mucho mejor cuando realmente pueden usar la tecnología y las herramientas disponibles!

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4. Comuníquese más a menudo sobre la seguridad digital

Las empresas de hoy son más vulnerables a los ataques digitales. Se ha observado un aumento en los ataques cibernéticos en 2021 y 2022 , que es probable que continúen el próximo año. ¿La razón de eso?

Muchos más empleados están iniciando sesión desde casa. Esto hace que trabajar desde casa sea un mayor riesgo para la seguridad de su organización. Vigilar las cosas es un poco más difícil cuando todos trabajan desde casa.

¿Un problema para el departamento de TI? Piénsalo de nuevo. Muchas estafas hacen un uso astuto de la ignorancia o el descuido de las personas. Por lo tanto, los empleados en todos los puestos deben ser conscientes y estar alertas al respecto. ¡Ahí es donde entra la comunicación interna!

Informar, concienciar y alertar es una tarea compartida para la que realmente tienes que utilizar tus canales de comunicación. Solo así podrá mantener la infraestructura digital de su organización más segura.

Debes saber con quién estás hablando

El trabajo híbrido claramente tiene muchas ventajas, pero las desventajas también son obvias. Por ejemplo, es necesario que puedas confiar en la comunicación digital. Y por 'confiar' no solo quiero decir: sus herramientas funcionan y son accesibles, por lo que puedes trabajar desde casa.

También queremos decir: tienes que poder confiar en que te estás comunicando con la persona adecuada. En línea es más fácil hacerse pasar por otra persona. Los estafadores se aprovechan de eso. Es posible que hayas oído hablar de las conversaciones de WhatsApp en las que los estafadores se hacen pasar por un familiar o amigo.

Luego, su 'hijo' explica con un número desconocido que algo le sucedió a su teléfono anterior, de ahí el número desconocido. ¿Y ahora qué? Ahora, por supuesto, se necesita dinero con urgencia para pagar una factura ... Puedes imaginarte cómo termina esto.

Fraude del CEO en una chaqueta nueva

En realidad, este tipo de estafa es un poco más antiguo. Después de todo, en el ámbito empresarial, conocemos este enfoque como fraude del director general o CEO. En ese caso, alguien se hace pasar por un director general u otro ejecutivo y ejerce presión.

Por ejemplo, los estafadores hacen que alguien pague una factura rápidamente u obtienen acceso a documentos confidenciales de la empresa. Si todos trabajan en el mismo lugar al mismo tiempo, es relativamente fácil verificar si un correo electrónico o una solicitud de pago es auténtico.

Pero si las personas trabajan en híbridos y, por lo tanto, se ven menos en persona, es más fácil que alguien con malas intenciones ponga un pie en la puerta.

Trabajo y vida privada: una línea cada vez más delgada

Además, el trabajo y la vida privada están cada vez más entrelazados como resultado del trabajo híbrido. Los empleados se conectan a su propia red WiFi o incluso terminan un documento en una computadora portátil privada.

Como resultado, los datos privados filtrados eventualmente pueden usarse indebidamente para atacar a las organizacione empresas. Con las numerosas violaciones de datos en las tiendas web y las plataformas en línea, ahora es mucho más fácil convertirse en víctima de esto.

Las empresas pueden, por ejemplo, armarse contra esto trabajando con protocolos fijos, para que un estafador caiga antes en la trampa. Pero eso solo en realidad no es suficiente.

Otras medidas de ciberseguridad, como (algo aparentemente simple como) una política de contraseña segura con 2FA, también son esenciales para mantener segura a una organización.

Después de todo, si los piratas informáticos obtienen los detalles de inicio de sesión de un colega y, por lo tanto, usan una dirección de correo electrónico interna real o un nombre de confianza en Teams o Zoom, se vuelve muy difícil reconocer el fraude a tiempo.

Por lo tanto, la comunicación interna tendrá que responder cada vez más a la ciberseguridad en el futuro. Como empleador, no debes (solo) imponer contraseñas seguras o requerir una VPN, sino también proporcionar información sobre ciberseguridad, para que las personas entiendan por qué tales reglas son necesarias.

Un cortafuegos humano de empleados

Esto puede crear un cortafuegos humano: un 'muro' de empleados conscientes y alertas que prestan atención tanto durante como fuera del horario laboral y toman las medidas adecuadas.

Después de todo, la seguridad de TI es tan fuerte como el eslabón más débil dentro de tu empresa. La repetición es esencial aquí. En muchos casos, un firewall humano de este tipo requerirá un cambio de comportamiento.

Por lo tanto, los empleados deben ser recordados constantemente de los peligros y ser conscientes de lo que pueden hacer ellos mismos.

Además, ciertamente no está de más pensar en cómo comunicarse con tus empleados en caso de una emergencia. Si todo el tráfico de correo electrónico se cae debido a un ataque cibernético o si las personas ya no pueden iniciar sesión en Microsoft Teams, ¿cómo les dices lo que está pasando y qué hacer?

Y, volviendo a la confianza, ¿cómo saben que los mensajes e instrucciones del ciberataque son legítimos? No querrás hacerte estas preguntas hasta que sea demasiado tarde, así que piénsalo ahora (si aún no lo has hecho).

5. Los empleados quieren y obtienen más influencia

En el mercado de consumo, el contenido generado por el usuario (UGC) y el marketing de influencers tienen la ventaja en estos días. Durante mucho tiempo confiamos en el contenido de amigos, colegas, familiares e incluso personas influyentes más que en el contenido que las marcas publican.

Cuando se trata de utilizar a nuestros propios empleados como creadores de contenido, a veces dudamos en ceder el control. ¡Eso está a punto de cambiar! En 2022, los empleados ganarán más influencia a través del contenido generado por empleados (CGE).

Primero hacemos zoom en CGU. contenido generado por el usuario (CGU) es un término que se utiliza para describir el contenido creado por usuarios o fanáticos de una empresa. La empresa respectiva puede publicar este contenido para usarlo como cobertura positiva de la marca y los productos.

Luego, los consumidores promocionan la marca o el producto mostrando experiencias reales (positivas) con el producto.

Las campañas UGC conocidas incluyen #WhiteCupContest de Starbucks y la campaña #ShotOnIphone de Apple. En él, se instó a los consumidores a compartir fotos hechas por ellos mismos. Por ejemplo, Starbucks y Apple se anunciaron con contenido creado por los consumidores.

Da influencia a tus empleados con CGE

CGE es una variante de UGC: ambos usan contenido creado por 'usuarios finales'. La gran diferencia es que el contenido generado por los empleados se crea, publica y permanece accesible dentro de los muros (figurativos) de la empresa. Al incluir CGE en tu estrategia de comunicación, puede dar más influencia a sus empleados.

Entiendo que ceder las riendas puede ser difícil e igualmente emocionante, pero créanme: EGC tiene muchas consecuencias positivas para su organización.

Para empezar, los empleados ganan más influencia cuando una organización incorpora contenido generado por los empleados en tu estrategia de comunicación. Y la gente quiere eso cada vez más. Si observa el desarrollo de nuestro comportamiento de compra, ya puede ver esta tendencia.

Las personas necesitan cada vez más una "experiencia libre de representantes" , especialmente en entornos B2B . Por lo tanto, compran productos sin la intervención de un representante o vendedor y, por lo tanto, mantienen la mayor parte del control para ellos mismos.

Más responsabilidad para los empleados.

Ahora también puedes traducir esta necesidad en comunicación interna. Ya lo dijimosí en la tendencia 3: a las personas les gusta influir en la forma en que obtienen la información.

Las empresas que utilizan CGE otorgan a sus empleados aún más control y responsabilidad. Por ejemplo, los empleados son parcialmente responsables de crear contenido con el que transfieren conocimientos adicionales a sus colegas.

Alguien con mucho conocimiento o experiencia en, por ejemplo, ciberseguridad, podría crear contenido sobre ciberseguridad. Con esto, la persona puede ayudar a aumentar la conciencia de sus compañeros. Después de todo, ¿por qué ir y descubrirlo por sí mismo si también puede utilizar el conocimiento de sus colegas?

El uso de CGE es beneficioso para todos en esta situación. El conocimiento de sus colegas se ampliará y el colega al que se le permita compartir su conocimiento se sentirá apreciado. Además, los consultores de comunicación en su organización no tienen que dominar temas de los que pueden no haber comido mucho.

Aumentar la conexión, la motivación y la implicación

CGE también puede influir en la motivación y la participación de sus empleados. Las historias personales sobre experiencias reales dentro de la empresa pueden proporcionar una conexión, un poco de humanidad y un toque personal.

Eso es importante, porque como humanos anhelamos la conexión. Especialmente en este mundo digital de trabajo híbrido.

Entonces, cuando el contenido depende de las personas que conocemos, nuestros propios colegas, se siente más real y relevante. Es más fácil sentirse conectado con un individuo que con un canal de comunicación.

Por lo tanto, CGE puede ser muy valioso, especialmente entre toda la información de la empresa y la comunicación de arriba hacia abajo. Las historias reconocibles les dan a los empleados la sensación de que no están solos en sus emociones y desafíos, y siempre necesitaremos ese apoyo.

Convierte a los empleados en creadores de contenido

Pero, ¿cómo aplicas con éxito CGE dentro de tu empresa? Una plataforma fácil de usar y el incentivo adecuado convierte a cualquier empleado en un creador de contenido. Con comentarios positivos y buenas reacciones de los colegas, probablemente incluso disfrutarán compartiendo su experiencia y conocimiento.

Por lo tanto, utilice sus canales de comunicación existentes para dar a sus empleados un escenario. Piense, por ejemplo, en una intranet, donde las personas pueden publicar publicaciones de blog sobre sus actividades diarias.

O una aplicación móvil, donde las personas pueden compartir videos cortos sobre ciertos documentos de políticas.

Sin embargo, no siempre tiene que ser sobre el trabajo. Por supuesto, los empleados también pueden informarnos brevemente en un boletín informativo o en pantallas de difusión restringida lo que hacen fuera del trabajo.

Las instantáneas de vacaciones o un video divertido de su mascota también son ejemplos de CGE que muestran quién es la persona detrás del colega. ¡Así que abra sus canales de comunicación 'oficiales' a sus colegas, para que puedan mostrarse!

Saca el máximo partido a tu comunicación interna

Estas tendencias en la comunicación interna deberían dejar una cosa muy clara: una fuerza laboral muy diversa significa experiencias muy diferentes. Y su comunicación interna debe responder a esto tanto como sea posible en el futuro.

Debes estar abierto a nuevas ideas, deja que tus empleados hablen y asegúrate de que puedes cambiar rápidamente. Ten siempre en cuenta la autenticidad y la experiencia del empleado. Y sobre todo: mantente conectado.

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