La automatización de tareas es una excelente manera de ahorrar tiempo y esfuerzo. Hace que las tareas recurrentes sean más fáciles de realizar. Toma tu rutina matutina diaria, por ejemplo: te despiertas y te levantas de la cama. Luego vas al baño.
Luego realiza su rutina matutina "cepillarse los dientes, ducharse, vestirse" y finalmente comer su primera comida. ¿Te suena familiar? Los humanos estamos programados desde una edad temprana para realizar estas tareas automáticamente. Sin que suponga ningún esfuerzo.
Hay muchos tipos de automatización. La automatización generalmente se trata de "Si (condición) entonces haz (tarea)". Si no hay ningún tipo de tarea recurrente, también es casi imposible automatizar el proceso.
Un ejemplo de domótica sencilla podría ser una luz que se enciende todos los días a las 5 de la tarde y se apaga sola a las 12 de la noche. Eso ya te ahorra una tarea menos.
En los negocios también hay muchas tareas repetitivas. Algunos probablemente ya estén automatizados sin que usted lo sepa, por ejemplo, si tiene un sistema de registro de entrada y salida.
El empleado solo necesita pasar una etiqueta (RFID) a través de un escáner. Y los datos se envían directamente a una base de datos. Con la ayuda del software, esta información se puede leer y utilizar ordenadamente para las horas, los registros y los fines financieros de la empresa. Esto ya puede ahorrar 50 minutos por empleado por mes.
En este artículo, tratamos simples de automatización digital con ejemplos, para que puedas usar su tiempo de manera más eficiente en el lugar de trabajo. El tiempo que puedas ahorrar depende de la cantidad de la tarea y se basa en la experiencia personal.
Puedes automatizar fácilmente tareas digitales simples. Probablemente, tengas varios sitios web que abres cuando enciendes la computadora. En la configuración de Google Chrome, puedes elegir abrir una serie de páginas directamente. Eso ya puede ahorrarte 3 minutos al día.
El corrector ortográfico es una función que detecta y corrige automáticamente los errores ortográficos en el texto. El software utiliza un diccionario para encontrar errores en palabras y frases, sugiriendo la ortografía correcta de la palabra.
Si utilizas un software de revisión ortográfica, ya eliminarás el 80% de los errores. El software utiliza un diccionario para encontrar errores en palabras y frases, sugiriendo la ortografía correcta de la palabra.
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Aplica etiquetas automáticamente para categorizar los mensajes entrantes, como comentarios de clientes o mensajes relacionados con proyectos. ¿Estás recibiendo mensajes que no necesitas en este momento, como boletines?
Deja que Gmail los archive automáticamente para que puedas mantener limpia su bandeja de entrada y leerlos más tarde.
A menudo escribimos correos electrónicos en un momento exacto. Pero a veces puede resultar agotador esperar o, en el peor de los casos, incluso olvidar. En Gmail existe la posibilidad de programar correos electrónicos.
La próxima vez que necesites responder una serie de correos electrónicos, tómate 30 minutos para programar todos los correos electrónicos.
Por ejemplo, ¿tienes que enviar un determinado correo electrónico a las 4 p. m. debido a la diferencia horaria? Entonces prográmalo a las 9 de la mañana y no tendrás que preocuparte más por eso.
Hay varias razones por las que los seguimientos de correo electrónico son importantes. No todo el mundo tiene tiempo para responder debido a la avalancha de otros correos electrónicos y, por lo tanto, pasa por alto fácilmente su correo electrónico.
Cuantos más destinatarios tengas que enviar por correo electrónico, más tiempo llevará. Escribir un correo electrónico puede llevar fácilmente 15 minutos. Si no lo haces automáticamente, debes escribir un nuevo correo electrónico para cada destinatario. En consecuencia, es importante enviar un seguimiento.
Pueden surgir varios escenarios donde los seguimientos son importantes. Supongamos que asististe a un evento de networking. Y has conocido a personas interesantes a las que te gustaría mantener en tu círculo. Un simple correo electrónico de seguimiento puede mantener caliente a un contacto.
Puedes enviar este seguimiento personal a cientos de contactos con las variables adecuadas. Eso te ahorra 10 minutos por contacto.
Las redes sociales requieren mucho tiempo para mantenerse al día. El algoritmo de los canales de redes sociales analiza la frecuencia y la coherencia con la que publicas. Publicar manualmente una nueva publicación en el momento adecuado todos los días puede ser muy agotador.
Por eso es inteligente pensar en un calendario de contenidos, para que puedas planificarlo todo con antelación.
Hay muchas herramientas para programar publicaciones con subtítulos. De esta forma no tienes que hacer nada durante 2 semanas y puedes ahorrar 30 minutos al día.
¿Con qué frecuencia necesitas ingresar, transferir o crear una contraseña para un servicio o sitio web en particular? Idealmente, no tendrías que pensar en eso.
Es peligroso para las empresas, pero también para los servicios personales, usar solo 1 contraseña para todos los sitios web y servicios.
Un administrador de contraseñas es muy útil en este caso. Genera fácilmente una contraseña para cada sitio web único y acceda a ella con 1 contraseña maestra. Un sitio web completa automáticamente la contraseña para que puedas iniciar sesión fácilmente. Eso te ahorra 2 minutos por sitio web y mantiene tus cuentas seguras.
Una de las herramientas (gratuitas) para escribir fragmentos de texto y acceder a ellos desde cualquier lugar es Text Blaze o Textexpander . Ya sea un correo electrónico, un documento o un mensaje para un colega.
Los fragmentos de texto te ayudan a recuperar textos de uso frecuente con solo tocar un botón.
Útil para respuestas estándar o seguimientos. Instala fácilmente la extensión de Chrome, escribe tus fragmentos y úsalo en blogs y correos electrónicos.
Un cliente puede tener muchas preguntas que a menudo ya has respondido a otros clientes. Las empresas que invierten en atención al cliente tienen una ventaja.
Una herramienta de automatización de atención al cliente te permite automatizar todas las consultas frecuentes, con preguntas y respuestas de seguimiento. De esta manera, puedes lograr más como empresa con menos mano de obra.
No se requiere mano de obra adicional para esto y el cliente no es enviado de un pilar a otro. Eso ya te ahorra 30 minutos por cliente como empresa.
Todas las empresas lo saben: las reseñas y las reseñas de los clientes pueden hacer o deshacerte. Una solución simple es dejar a sus clientes una impresión correcta de tu empresa. Esto puede ayudarte a crecer.
Puedes hacer que estos mensajes se envíen automáticamente. Ten en cuenta que esto no debería tomar más de 1 minuto.
Esperamos que hayas encontrado útil este artículo. Como puedes ver, ya puedes ahorrar más de 3 horas con estos simples consejos de automatización. En los negocios, el tiempo es dinero y puedes usar estas 3 horas para otros aspectos, como hacer crecer tu negocio.