Un evento híbrido reúnes eventos presenciales y en línea. Con esto, ofreces una solución para las personas a las que les gusta visitar eventos en vivo en el lugar y los grupos objetivo a los que les gusta asistir a eventos en línea.
Además, puedes grabar y reutilizar fácilmente el contenido de este tipo de eventos. Con este artículo nos sumergimos en el mundo de los eventos híbridos y damos consejos para 2023.
Cuando llegó la pandemia de COVID-19 y los eventos en vivo ya no eran una opción, los eventos en línea surgieron rapidamente. Desde seminarios web hasta experiencias completas de eventos en línea.
Cuando los gobiernos controlaron mejor la pandemia y los eventos presenciales en el lugar volvieron a ser posibles (bajo condiciones y con restricciones), surgieron más eventos híbridos.
De esta manera, las organizaciones redujeron el riesgo de que un evento no pudiera realizarse debido a reglas más estrictas. Además, ofreció la oportunidad de llegar a audiencias más amplias a través del aspecto en línea.
Este tipo de evento seguirá siendo parte del marketing mix . ¿Cómo se asegura una buena organización y una sólida experiencia en el evento? En este artículo, analizamos más de cerca algunos elementos de los eventos híbridos y discutimos cómo usarlos mejor en 2023.
Antes de continuar, echemos un vistazo a la definición de un evento híbrido.
Un evento híbrido es una combinación de un evento en vivo en el lugar y una experiencia de evento virtual.
El diseño de un evento híbrido se puede diseñar de diferentes formas. Las empresas a menudo eligen compartir solo conferencias específicas con la audiencia en línea para la parte en línea.
Otras organizaciones intentan poner peso en la experiencia del evento en línea. Los visitantes del evento en vivo en el lugar luego asisten a ciertas sesiones y pueden hablar entre ellos más fácilmente entre conferencias.
En este artículo hablamos principalmente de eventos empresariales. Sin embargo, lo mismo se aplica a los eventos de consumo. Impulsados en parte por la pandemia de la corona, se han ofrecido varios conciertos en línea o en forma híbrida.
Dado que hoy en día existen muchas plataformas que admiten la provisión de experiencias de eventos en línea, los eventos híbridos se han convertido en una opción accesible para muchas organizaciones.
Las herramientas para reuniones en línea, aprendizaje electrónico y ferias en línea están ampliamente disponibles.
Mark Zuckerberg de Facebook anunció recientemente que estaría totalmente comprometido con el desarrollo de Internet en un metaverso. Esto mejora la experiencia en línea al combinar elementos como VR, AI y mundos interactivos en línea.
El mundo de los videojuegos ya está trabajando en esto. Se construyen mundos enteros con bellas imágenes en las que los personajes pueden moverse.
Una parte importante de esta experiencia es el elemento del juego. Pero también las posibilidades de interacción para ponerse en contacto con otros jugadores y las posibilidades de comprar bienes y servicios virtuales.
Muchos de estos tipos de metamundos también ofrecen su propia moneda criptográfica. En el mundo de los eventos, sin embargo, varias herramientas ya han dado pasos similares a los del metaverso.
Por ejemplo, esas herramientas de eventos híbridos ofrecen opciones para visitar un piso de exhibición en línea.
El visitante del evento puede acceder virtualmente a un recinto ferial. Según la herramienta, se trata de una realidad simulada o de un entorno expositivo imaginativo.
Una representación realista del lugar de exhibición se basa en ubicaciones de conferencias y configuraciones de stands de exhibición tal como las conoce de eventos comerciales.
Con un evento híbrido, también puedes elegir que la ubicación en línea coincida con la ubicación en vivo en términos de diseño. De esta manera, realmente haces que los eventos sean una extensión entre sí.
Los eventos virtuales a menudo también ofrecen oportunidades para la interacción. Algunos ejemplos:
Los eventos (en línea o fuera de línea) generalmente vienen con una inversión significativa. En la mayoría de los casos, los eventos en vivo no son la herramienta de marketing más barata. Sin embargo, los eventos se organizan regularmente, en todo tipo de formas.
Esto tiene que ver con el carácter único de los eventos; el grado de impacto que puede hacer con él.
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Ese impacto está en varios elementos, como las posibilidades visuales e interactivas, las posibilidades de creación de redes y la concentración de contenido en profundidad que el visitante puede consumir en un solo lugar.
Los eventos híbridos también ofrecen sus propias ventajas únicas, las enumeraremos a continuación.
En tiempos inciertos de una pandemia donde las organizaciones pueden enfrentarse inesperadamente a medidas de restricción de movimiento, los eventos con un componente en línea ofrecen una solución.
Si la parte en vivo del evento no puede realizarse debido a las medidas de la corona, ya tiene la variante en línea. Por lo tanto, esto garantiza la flexibilidad y la gestión de riesgos. Los eventos híbridos siempre pueden (parcialmente) continuar.
Los eventos en línea no se ven afectados por los límites físicos. Los participantes que tienen que viajar lejos para asistir a un evento fuera de línea ahora pueden optar por asistir al evento en línea.
Esto aumenta la posibilidad de un mayor número de participantes. Después de todo, eliminas las barreras para asistir a tu evento. Este mayor alcance también es interesante para patrocinadores y socios.
Es posible que haya miembros de tu público objetivo que estén interesados en algunas conferencias magistrales específicas de su evento, pero que no quieran invertir el tiempo en asistir a todo el programa.m
Con un evento híbrido también puede proporcionar a este grupo contenido valioso. Esto hace que los eventos sean un catalizador perfecto para el marketing de contenidos.
En la mayoría de los casos, los elementos de eventos en línea son bastante fáciles de registrar y se pueden usar rápidamente para reutilizarlos después de una posible edición.
Los clientes que no pudieron asistir al evento aún tienen la oportunidad de consumir el contenido. El contenido también se puede utilizar como contenido de generación de leads.
Debido a que combina en vivo y en línea, puede crear una experiencia de evento completa. Los visitantes del evento en vivo se benefician de las oportunidades del evento cara a cara. Al mismo tiempo, los visitantes en línea disfrutan del programa en línea.
Debido a que puede servir a un grupo objetivo más grande y reutilizar el contenido, un evento híbrido tiene un ROI más alto.
Hay menos personas en el evento en vivo (lo que ahorra en catering, etc.) y sirve a un grupo más grande de participantes a costos más bajos a través de las opciones en línea.
Los eventos en línea tienen una menor huella de CO2. Después de todo, necesita menos movimientos de viaje, menos catering, menos desperdicio, una ubicación más pequeña (por lo tanto, menos control de clima) y menos material de marketing y stand en el lugar.
Es concebible que muchas empresas continúen manteniendo eventos en línea o eventos híbridos en el futuro porque este argumento tiene mucho peso.
Los eventos son y seguirán siendo herramientas importantes para los especialistas en marketing B2B. en vivo o en línea; con eventos puede fortalecer las relaciones con los clientes, generar clientes potenciales, fortalecer la marca, fortalecer las relaciones con los socios y generar contenido para el futuro.
Por lo tanto, existe una buena posibilidad de que tu y tu empresa utilicen los eventos como un medio para sus objetivos de marketing. Si estás organizando un evento híbrido, aquí hay algunos consejos a tener en cuenta:
Con base en los beneficios antes mencionados, puede hacer un caso de negocios para el evento. Se trabaja de forma diferente a con un evento 100% presencial o un evento 100% digital.
Hay costos por el proceso de invitación, la ubicación, los visitantes del evento en vivo, la plataforma del evento, la transmisión y el registro de conferencias e incluso puede enviar una bolsa de obsequios a los participantes en línea.
Por otro lado, existen beneficios como: nuevas oportunidades de venta con clientes existentes, nuevos leads comerciales y generación de leads después del evento a través de la reutilización de contenidos.
Si también incluye escenarios de riesgo en el caso de negocios, como un bloqueo inesperado, existe la posibilidad de que las partes interesadas estén igual de entusiasmadas con el plan.
Cambiar de online a híbrido o de vivo a híbrido durante el proceso es complejo. Tienes más posibilidades de disfrutar de una experiencia de evento bien pensada para todos los participantes si apuestas por un evento híbrido desde el principio.
Esto ofrece ventajas a nivel de planificación, cooperación con socios y patrocinadores y control de costes.
La comunicación clara sobre el evento es de gran importancia. Como participante, ¿qué puedo esperar del evento híbrido? ¿Cómo puedo asistir en vivo, qué me pierdo si participo en línea? ¿Cómo se garantiza la seguridad durante el evento en vivo en torno a la pandemia?
Ten esto en cuenta desde la fecha de guardado hasta el último correo electrónico antes del evento.
Esta comunicación es igualmente importante para los socios y patrocinadores involucrados en el evento.
Los eventos híbridos requieren una implementación cuidadosa del diseño de eventos. Pregúntese; ¿Cómo garantizo una experiencia de evento valiosa tanto para los participantes en el lugar como para los participantes en línea?
Las herramientas para eventos online ofrecen cada vez más posibilidades para crear una experiencia y entrar en interacción. Sin embargo, todavía no es la misma experiencia que la de los eventos en el lugar.
Tal vez sea necesario hacer algo extra. Considere, por ejemplo, enviar un paquete de eventos a los participantes del evento en línea con refrigerios, anteojos de realidad virtual, una computadora portátil o algo más relacionado con el evento.
Es importante que los participantes en línea y fuera de línea puedan interactuar lo suficiente con otros participantes, patrocinadores, socios y su organización. En última instancia, esto determina en gran medida el ROI final del evento.
Un evento híbrido puede presentar desafíos técnicos. Por ejemplo, si eliges una herramienta de eventos en línea específica, es aconsejable dejar que los oradores practiquen con ella.
Esto también se aplica a las opciones de interacción; ¿Los participantes pueden hacer preguntas? Si es así, ¿cómo funciona esto? ¿A través de un chat o pueden 'unirse digitalmente' como participantes? También prueba la técnica para diferentes escenarios.
La industria de eventos ha sufrido enormes golpes en los últimos años (50 000 puestos de trabajo en peligro y miles de millones de pérdidas de facturación; fuente: industria de eventos ), pero también ha demostrado creatividad y resiliencia.
Las empresas han demostrado lo rápido que pueden cambiar desde el comienzo de la pandemia.
Los empleados pudieron continuar con su trabajo desde casa con bastante rapidez y las empresas buscaban formas creativas de mantenerse en contacto con los grupos objetivo.
Creció la cantidad de seminarios web , eventos en línea e híbridos. Este crecimiento continúa.
La ingeniosa tecnología ha dado como resultado atractivas experiencias de eventos híbridos, por lo que esta opción seguirá siendo parte de la combinación de marketing.
Si vas a trabajar con eventos híbridos, asegúrate de tener un caso de negocio, compromiso desde el inicio, una planificación completa y una comunicación clara.
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