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Método Kanban en 5 pasos: mejora el flujo de trabajo en tu empresa

Metodologías empresariales
Escrito por:Miguel Fernández
Publicado el: 05/11/2022

Muchas organizaciones utilizan Kanban para estructurar y optimizar el flujo de trabajo en equipos. Este método encaja perfectamente con la metodología Agile. Así es como Kanban lleva a su organización más allá.

¿Cuándo el sistema Kanban es exitoso dentro de tu empresa?

El Sistema Kanban funciona mejor para los equipos Ágiles que realizan un trabajo continuo que llega y debe ser recogido a lo largo del día, como en un escritorio de servicio al cliente. Debido a que Kanban alienta a completar tareas antes de comenzar otras nuevas, todos se enfocan en su tarea principal.

Esto ahorra tiempo y proporciona un flujo constante de tareas completadas. ¿Trabajas por proyectos? Entonces trabajar con Kanban es menos adecuado. Los proyectos tienen un comienzo y trabajan hacia un final donde se entrega algo.

Estás trabajando constantemente en el desarrollo de algo. Kanban no se trata de trabajar hacia un propósito superior. Constantemente estás tachando tareas. Para trabajos con proyectos, es mejor utilizar otras metodologías Ágiles, como Lean, Scrum o Design thinking.

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Tablero Kanban paso a paso

Debe seguir estos 5 pasos para implementar Kanban dentro de su organización o equipo:

  1. Mapea el flujo de trabajo actual de la organización: de esta manera, sabrás qué pasos sigue cada uno y quién es responsable de esto. Solo cuando comprendas cómo funciona este proceso podrá optimizarlo aún más.
  2. Construye el tablero Kanban: Visualiza en el tablero Kanban el proceso de la organización en al menos 3 columnas: por hacer, haciendo, hecho. Agrega más columnas si es necesario. Coloa aquí las historias de las tareas que se deben realizar. Piensa en cómo quieres visualizar las diferentes tareas. Usa post-its si no tienes un tablero Kanban digital (como Trello o Asana) a tu disposición.
  3. Agregue un límite WIP: determine con su equipo cuántas tareas pendientes (Work in Progress) pueden estar en el tablero. Esto también se conoce como el límite WIP. Debido a este límite, las tareas primero deben completarse antes de que se pueda iniciar una nueva tarea. Así aumentas la productividad.
  4. Establece reuniones diarias cortas: Discutir los desafíos que surgen dentro del equipo e intentar resolverlos juntos. En Kanban, estas reuniones no están destinadas a discutir el progreso de las tareas, sino a eliminar obstáculos en equipo. Ese inicio de día suele durar 10 minutos y se utiliza principalmente como actualización de estado (check-in) y no para discutir puntos sustantivos.
  5. Preparar informes: los informes ayudan a proporcionar información sobre los puntos de mejora del proceso de trabajo. Por ejemplo, realice un seguimiento de cuántos días lleva completar una tarea o en cuántas tareas está trabajando un equipo al mismo tiempo. Si cree que estos conocimientos ayudarán a su equipo, evalúelos con ellos.

Es bueno que tengas esta idea en mente: tanto el tablero Kanban como los informes son un medio, no un fin. Kanban tiene que ver con la conversación, la descripción general dentro de un equipo y el progreso que se realiza.

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