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Sistema Kanban ¿Qué es y cómo usarlo para mejorar tu productividad?

Metodologías empresariales
Escrito por:Miguel Fernández
Publicado el: 03/10/2021

Si estás leyendo este artículo seguramente te preguntarás qué es el Kanban y para qué sirve. Tal vez hayas visto en alguna parte un Kanban Board, o tablero Kanban, y haya llamado tu atención. La metodología Kanban es aplicable a cualquier empresa, y aquí conocerás como puedes utilizarla para mejorar tu productividad, o la de tu compañía.

¿Qué es el Kanban?

El sistema Kanban surge en Japón, como parte de una política en la empresa Toyota para aumentar la eficiencia en la línea de producción.

La palabra Kanban se compone de los vocablos Kan y Ban, que juntos significan algo así como “letreros”, “tarjetas”, o “pedazo de papel con algo escrito”; por lo que ya debes tener una idea de qué va el método Kanban.

Utiliza un tablero dividido en columnas que representan el estatus que deben cumplir las tareas de un proyecto hasta estar completas. El Kaban Board o tablero de Kaban más básico se compone de tres columnas que se refieren a los estatus “Por hacer”, “En proceso” y “Completado”.

Las tareas van pasando por cada una de las columnas hasta que estén hechas por completo.

Conoce las ventajas del Sistema Kanban haciendo clic aqui.

¿Cómo funciona el sistema Kanban?

El método Kanban permite visualizar dónde se acumulan las tareas generando un cuello de botella en los procesos de producción. De esta manera se puede identificar por qué no se mantiene un flujo continuo de trabajo.

A continuación, te indicaremos las 3 reglas que debe seguir un Sistema Kanban para ser efectivo

1- Permitir visualizar el flujo de trabajo

Lo primordial en el método Kanban es que se debe dividir el trabajo total en varias partes. Por lo que, visual y operativamente, cada tarjeta representará una tarea que debe ser completada. De esta manera se tiene una idea general de qué labor debe realizar cada persona y las prioridades en el proceso.

La tarjeta de cada labor debe contener una pequeña descripción y el tiempo estimado para cumplirla, de manera que el responsable este al tanto. Una vez culminada una fase del proceso la tarjeta avanzará a la siguiente columna de manera progresiva, hasta que alcance el estatus de “completada”.

2 – Debe existir un límite del trabajo en curso

En el método Kanban existe algo que se llama límite del trabajo en curso (Work in Progress o WIP). Esto significa que el número de tareas que pueden realizarse en cada una de las fases es limitado. Y este límite debe ser conocido por todos los involucrados.

Primordialmente, el sistema Kanban busca la conclusión de tareas, más no tener un gran número de tareas en curso. Por lo tanto, el límite del trabajo en curso busca impedir que se pueda avanzar en numerosas tareas hasta cierta fase, mientras que otras estén estancadas.

3. ¿Cuánto tiempo toma realizar una tarea?

Algo fundamental que determinara el éxito del sistema Kanban es que debes medir el tiempo que lleva a tu equipo completar cada tarea. Para esto utiliza métricas muy conocidas, de las que tal vez hayas escuchado en algún momento.

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El Lead Time permite conocer el tiempo que toma culminar cada tarea. Implica medir desde que se hace la petición de un producto, hasta que se entrega al cliente.

Mientras que el Cycle Time compete a la medición del tiempo invertido en culminar el trabajo de una tarea. Mientras el Lead Time está relacionado con los leads o clientes, el Cycle Time permite evaluar el rendimiento del proceso.

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