¿Cómo cuelga la bandera a la hora de trabajar y colaborar? Después de la pandemia, ¿hemos logrado algún progreso en la forma en que administramos nuestro tiempo y energía?
¿Hemos aprendido otras formas de trabajar o en realidad todavía está en las reuniones de la línea de montaje (en línea)? ¿Y estamos por tanto en una especie de purgatorio de 'ya no' y 'todavía no' al mismo tiempo?
Existe la tendendcia de que muchos gerentes y su gente estarán de acuerdo con esto último. Justo después del segundo o tercermes de confinamiento durante la pandemia del coronavirus, sabíamos que la antigua forma de trabajar no volvería.
Y la mayoría de nosotros también supimos poco después del COVID-19 que ya no queríamos trabajar de forma remota a tiempo completo. Pero el término medio resulta ser más difícil de lo que pensábamos. Este artículo trata sobre cómo hacer acuerdos prácticos al respecto.
Queremos compartir algunas observaciones contigo. En primer lugar, que las empresas eligen las soluciones equivocadas por varias razones para facilitar el trabajo híbrido.
Es decir, el comando para volver a la oficina, organizar aún más reuniones e implementar nuevas tecnologías. Mientras que 4 de los 5 mayores obstáculos para la productividad tienen que ver con aspectos completamente diferentes del trabajo (juntos).
En primer lugar, desde el final de la pandemia, muchas empresas han instado a sus empleados a volver a la oficina durante una parte importante de la semana. A veces eso es control, pero más a menudo se hace el argumento de la cultura organizacional y la cooperación.
Pero las reuniones informales y las citas ad hoc son casi imposibles si las personas trabajan desde casa durante más de 2 días.
El regreso forzado a la oficina reduce la productividad y el compromiso de los empleados. La flexibilidad en el lugar de trabajo y los buenos arreglos laborales permiten que las personas hagan su mejor trabajo.
Y la participación real en el trabajo tiene mucho más impacto en la meta de la empresa. Las empresas todavía parecen apuntar a un regreso a la oficina. A pesar de la evidencia de que el trabajo híbrido flexible es más productivo. Ese fue el caso incluso antes de COVID-19, y la pandemia solo ha expuesto aún más los beneficios del trabajo remoto.
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Entonces, ¿la oficina sirve para algo? ¡Ciertamente! Ciertas formas de colaboración funcionan mejor si estás en el mismo lugar al mismo tiempo. También es más fácil conocer y conectarse con colegas en persona, al igual que el entrenamiento y la tutoría.
Investigaciones muy recientes muestran que el número de reuniones por semana ha aumentado en un 153 % y que esas reuniones ocupan nada menos que un 252 % más de tiempo.
Pero la colaboración, la reunión y la tutoría 'en vivo' no deberían suceder simplemente. No, esto requiere un objetivo claro, buenos métodos de trabajo y acuerdos y, por lo tanto, abordar de manera más consciente y explícita los desafíos que encuentre.
Todo esto hace que los métodos de trabajo híbridos sean lo mejor de ambos mundos: una combinación de las ventajas de reunirse y colaborar en la oficina y las ventajas del trabajo remoto garantiza una mayor productividad y una mayor satisfacción de los empleados.
Las nuevas herramientas pueden ser muy importantes para permitir nuevas formas de trabajar. Pero se trata de las nuevas formas de trabajar y no de las herramientas.
Por lo tanto, es crucial, además de trabajar independientemente de la ubicación (lo que aprendimos durante la pandemia), también trabajar de manera más independiente del tiempo. La tecnología ayuda con eso, pero no sin aprender otras formas de colaboración.
Existen otras formas de trabajo digital (colaboración) además de la videollamada . Para esto, te comentamos los diferentes tipos de trabajo en oficinas físicas a formas digitales.
Esta mentalidad puede ayudarlo a liberarse de las videollamadas solo y también a trabajar digitalmente (juntos) de otras maneras.
Las oficinas físicas suelen admitir 6 formas diferentes de trabajar:
Cada una de estas formas de trabajar normalmente tiene un lugar único en el lugar de trabajo físico.
Piensa en cómo se organizan las sillas y las mesas, las barreras acústicas e incluso la elección de la decoración en una sala de reuniones o en una sala de recreo: todo muestra cómo se debe usar un lugar así.
Así es como las personas han desarrollado su lugar de trabajo físico de forma natural durante muchas décadas. El desafío ahora es recrearlos digitalmente.
Existen aproximadamente 4 formas diferentes de trabajar juntos y comunicarse, entre las que se encuentran:
Y para cada una de estas formas de comunicación y colaboración digital, puedes buscar un tipo específico de solución, un tipo específico de herramienta.
Aún así, eso no es todo. Porque aunque como directivo hay que dar a los profesionales (en este caso trabajadores del conocimiento) más autonomía para hacer bien su trabajo, también pensamos que esto es cierto para propio trabajo, pero que al trabajar juntos significa que caemos en los mínimos comunes denominadores: reuniones, documentos y correos electrónicos.
Y luego volvemos al punto de partida.
Para trabajar bien juntos, es esencial hacer acuerdos entre ellos. Y lo hace en tres niveles: personalmente, con su equipo, departamento o grupo, y como empresa. Voy a elaborar sobre los tres a continuación.
Cuando compras una nueva cafetera, frigorífico o cualquier otro electrodoméstico, probablemente lo primero que hagas sea enchufarlo y encenderlo… y luego simplemente empezar a usarlo.
Si bien eso funciona en algunos casos, el tipo de dispositivo que menciono viene con una especie de folleto que explica para qué sirve la máquina y cuál es la mejor manera de usarla.
Lo mismo se aplica a menudo al trabajo: nos enchufamos y nos vamos. Encendemos físicamente su computadora, iniciamos sesión en la plataforma de colaboración, ya sea Teams, Slack u otra, y simplemente nos ponemos a trabajar.
Y este enfoque ha funcionado bien en el pasado, porque si teníamos problemas en el trabajo, simplemente podíamos pedirle al compañero de trabajo o a alguien en la oficina de al lado que solucionara las cosas.
Pero al igual que los dispositivos domésticos y otros dispositivos electrónicos, las personas tienen un uso previsto. Pero la mayoría de nosotros no aprendimos en la escuela qué métodos funcionan para nosotros. Y si lo hicimos, probablemente fue a través de prueba y error.
A través de la experiencia personal he descubierto que es crucial lidiar conscientemente con el trabajo y el trabajo. Es necesario descubrir quién eres y qué métodos te ayudan a ser más productivo y alcanzar tus objetivos.
Una herramienta práctica para descubrirlo es el manual de usuario personal. Este manual te ayudará a descubrir cosas nuevas sobre ti mismo o sacar a la luz cualidades latentes que antes no habías puesto en palabras. Tal guía personal incluye:
Si todos hacen un manual personal, tendrás un montón de ellos en tu equipo. Esto es lo que yo llamaría el primero, el nivel básico de una guía de colaboración de equipo híbrido. Y volveré más tarde por qué es eso. Pero ahora hablemos de…
Compartir tu manual personal con tu equipo es esencial, pero no es suficiente para asegurar una buena colaboración y garantizar que alcancen objetivos comunes. Precisamente porque esos objetivos comunes aún no se han hecho explícitos.
Con diferentes preferencias personales en cuanto a métodos de trabajo, herramientas, colaboración y necesidades de bienestar, una colaboración exitosa puede resultar muy complicada.
El siguiente paso que deben dar los equipos de proyecto, grupos de empleados, departamentos o divisiones es, por lo tanto, combinar la esencia de cada manual personal en un contrato o acuerdo de equipo. En él defines:
Al colaborar en función de las preferencias y necesidades personales de cada empleado, y unirlos con un propósito, valor y compromiso mutuos, crea una base sólida para que cada equipo trabaje en conjunto, se vincule y desarrolle un entendimiento mutuo.
Esto es lo que podría llamarse el segundo nivel o el nivel medio de una guía de colaboración de equipo híbrido. Y de nuevo, volveré a esto más tarde.
Ahora bien, no creo que haya una sola manera de responder a todas las preguntas en un acuerdo de equipo. Esto significa que puede haber varios acuerdos en uso en tu empresa. Y eso está bien: un equipo necesita definir qué funciona mejor para ellos, dados los objetivos y valores de la empresa.
Lo que puede ser difícil en la práctica diaria es la cooperación entre diferentes equipos, porque tienen que lidiar con al menos dos acuerdos de equipo. Y con equipos de proyecto formados por empleados de diferentes departamentos, se involucran innumerables acuerdos.
En casos como este, solo existe una solución fundamental para empresas, departamentos, equipos de proyecto y otros grupos: crear un nuevo acuerdo de equipo para cualquier forma de colaboración.
Solo así podrás colaborar consciente y explícitamente, para que todos puedan contribuir a los objetivos comunes del equipo, teniendo en cuenta sus necesidades y preferencias personales.
Ahora llegamos al tercer y más alto nivel de la guía para que un equipo híbrido trabaje (juntos): el manual de organización. Como mencionamos anteriormente, este suele ser el nivel más conocido, ya que los manuales organizacionales ganaron mucha atención con el cambio posterior a COVID-19 al trabajo híbrido.
Y en un manual de empresa dice, entre otras cosas:
Si apila los tres niveles juntos, obtiene lo que parece una pirámide:
Ahora el truco es trabajar de abajo hacia arriba, de la manera que describí anteriormente, y de arriba hacia abajo en esta guía de equipo híbrido con 3 niveles.
Por ejemplo, los manuales de usuario personales de un grupo de colegas pueden ayudar a determinar el acuerdo del equipo, al igual que cualquier acuerdo del equipo de la empresa influye en el manual de la empresa.
Al mismo tiempo, también se da el caso de que la empresa enmarca los acuerdos de equipo, que luego tienen que enmarcar los manuales de usuario personales.
Esto significa que trabajar en IFU personales, acuerdos de equipo y un manual empresariall no es un ejercicio individual, sino un esfuerzo de equipo. Colabora en los tres niveles y crearás una guía coherente para su equipo híbrido.
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